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退職証明書の発行依頼は行政書士にお任せください

退職証明書の発行依頼は行政書士にお任せください 内容証明

会社を退職したけれど、退職が円満にできなかったなどの理由により退職証明書を発行してもらいにくいケースがあるかと思います。そのようなお悩みをお抱えの方は当事務所にご依頼いただくことでサポートさせていただけます。

当事務所のサービスでは、退職証明書の発行依頼書の作成を代理で行い、通知までをサポートさせていただいております。さらに当事務所によって通知する場合には、内容証明郵便※1による方法でさせていただいておりますので、相手に通知された日付や事実を後に証明することができます。こういった証明書依頼の代行をできる専門家は行政書士等の士業だけですので、得られる効果は大きいと言えます。

さて、こちらの記事では「退職証明書の発行依頼」について、会社の発行義務や当事務所に依頼いただい場合の利点について述べさせていただきます。

※1内容証明郵便:送った文書の内容を郵便局によって証明できる郵便のことです。内容証明郵便を送るには、受取人、差出人、郵便局用に3通同じ文書を作成し、郵便窓口で手続を行います。(ただし、電子内容証明郵便を除きます。)

退職証明書とは

退職証明書の写真

退職証明書とは、会社を退職した事実やそれに関する情報を証明する書類のことです。ここで重要な点は、退職証明書は、会社が作成する書面であることです。そのため、労働者本人が会社で勤労し退職していた事実があったとしても、自分で作成してしまうと私文書偽造罪に問われる可能性がありますので注意しましょう。

退職証明書の発行義務はあるの?

内容証明郵便を送っても相手会社が証明書の発行に応じなければ、送る意味がありません。会社には元従業員に対して退職証明書を発行する義務があるのでしょうか。労働基準法では、労働者からの退職証明の発行要求があった場合には遅延なくこれを交付しなければいけない定めが同法22条第1項(下記条文より)によって定められています。そのため、会社には退職証明書を発行する義務があると言えます。

第22条(退職時等の証明)
1 労働者が、退職の場合において、使用期間、業務の種類、その事業における地位、賃金又は退職の事由(退職の事由が解雇の場合にあっては、その理由を含む。)について証明書を請求した場合においては、使用者は、遅滞なくこれを交付しなければならない。

退職証明書が必要なケースとは

退職証明書の提出が要求されるケース

会社には退職証明書を発行する義務があると説明しましたが、どのようなケースで退職証明書を求められるのでしょうか。考えられるケースを下記で説明します。

新しい職場

転職などにより新しい職場で働くこととなった場合には、年末調整などの関係により退職証明書を求められることがあります。

資格の登録

例えば、宅地建物取引士を例に挙げますと、前の会社で専任の宅地建物取引士として、登録していた場合に、新しい会社や別の会社で専任の宅地建物取引士に就任する場合には、前の会社からの退職証明書が求められます。

退職証明書を発行してもらえない場合

退職証明書を発行してもらえず悩む女性

退職証明書を発行しないことは、労働基準法に反する違反行為です。正当な理由がないにも関わらず、退職証明書を発行しない場合は、同法120条により30万円以下の罰金が科されます。そのため、会社が退職証明を発行しない場合には、発行しないことが違反であることを伝えてみるとよいでしょう。

退職証明書が合法的に発行されないことも

退職した日から退職証明書の請求までの期間が2年以上過ぎている場合には、労働基準法第115条(下記参照)を根拠に退職証明書を発行してもらえない場合があります。そのため、発行は退職後早めに依頼しましょう。

第115条(時効)
この法律の規定による賃金の請求権はこれを行使することができる時から5年間、この法律の規定による災害補償その他の請求権(賃金の請求権を除く。)はこれを行使することができる時から2年間行わない場合においては、時効によつて消滅する。

なお、退職証明書は下記条文中の「この法律の規定による災害補償その他の請求権(賃金の請求権を除く。)」に該当すると考えられますので、該当部分の事項が2年間となっております。

退職証明書の依頼代行はお任せください

退職証明書の依頼代行はお任せください

退職証明書の発行を依頼したいけれど、前の会社との関係がよくない等の理由により依頼をすることが難しい場合には、当事務所にご相談ください。退職証明書の発行の時効が完成していなければ、当事務所により内容証明郵便を差し出すことで相手会社に退職証明書の発行を要求することができます。

当事務所は、大阪市にあり大阪府、兵庫県、京都府などの近畿圏内を中心にご依頼をいただくことが多いですが、内容証明郵便の通知は全国をとおして対応させていただくことができます。そのため、これまでに東京都や神奈川県、広島県、沖縄県等幅広くご依頼をいただいております。

手続の流れ

1.電話又はお問い合わせ
まずは、電話やお問い合わせにより退職証明書の依頼代行を希望されることをお伝えください。お問い合わせフォームをご利用いただく場合には「その他」をご選択いただき任意の記入欄にその旨をご記入ください。電話をご利用いただく場合は、「9時から18時」まで承っております。

⑴ お電話によるご相談は→050-3173-4720(平日土日祝 9:00-18:00)
⑵ お問い合わせフォーム→こちらです。

2.契約書面の作成と送付
原則として、電話による打ち合わせ後、当日中もしくは翌日にご提出させていただきます。お見積については電話による打ち合わせ時にお伝えさせていただくことが多いですが、見積が必要な場合には、契約書面の送付と同時にお送りします。

3.お支払い
お支払いは、契約後5日以内に当事務所が指定する金融機関口座にお振込みよる方法でお支払いただきます。

4.内容証明郵便の作成や変更・修正
お振込みいただいた後、約7日で退職証明書の発行についての内容証明案を作成し、ご確認いただきます。内容証明郵便の案文について変更や修正がございましたらその都度お伝えいただけますと、無料で手直しさせていただきます。(差出後の変更はお受けできませんのでご了承ください。)

5.内容証明郵便の差出
内容証明郵便の案文内容をご承諾いただけましたら、内容証明郵便を配達証明付で差出させていただきます。弊所では電子内容証明郵便により差出を行っておりますのでご確認いただいた後、即座に発送させていただいております。

6.書類の郵送
内容証明郵便が無事に相手に届くと、後日弊所に配達証明書や内容証明郵便の謄本が届きますので、それらの書類(以下、ご参照ください。)を全てご依頼者様にご返送させていただきます。

【郵送書類】
・内容証明郵便の謄本 計1通
・配達証明書 計1通
・領収書 計1通
・その他書類(名刺、アンケート等)

以上が大まかな手続の流れでございます。

ご依頼いただくメリット

下記では、当事務所に内容証明郵便をご依頼いただいた場合のメリットについて記載しております。

メリット1 いつでも差出ができる
退職証明書の発行は、労働基準法によって時効が決められています。そのため、時効が近い場合等には、当事務所によって最短で当日に差出をさせていただけます。

メリット2 行政書士の記名がある
当事務所によって作成させていただく、証明書発行依頼通知書には、作成代理人として行政書士の記名をさせていただきます。行政書士の記名があることで、受取人に第三者の関与を意識させることができ、退職証明書をすぐに発行してもらえることが考えられます。

メリット3 土日の対応も可能
内容証明郵便を利用する多くのケースでは、郵便局の窓口から差し出すケースが多いです。この場合には、土日など郵便局が営業していない場合に対応することができません。(一部の郵便局では、土日はゆうゆう窓口で対応しているようです。)しかし、当事務所によって作成する内容証明郵便は電子形式による発送なので、土日に関わらずいつでも差し出すことができます。

業務内容 案件(受取方) 料金
内容証明郵便の作成と差出 定型外文面(個人) 25,000円~
定型外文面(法人) 30,000円~
内容証明郵便トータルサポート 内容はお問い合わせください。 40,000円~

お問い合わせ

    電話番号*

    ご希望のサービス*

    相談希望日*

    お客様の声

    下記はお客様からいただいたお声の一部です。

    内容証明郵便の作成と差出をいただいた方からのお声

    内容証明郵便のイメージ

    当事務所では、内容証明郵便を電子形式(電子内容証明郵便)で発送させていただいております。電子内容証明郵便の見本は以下のとおりです。

    証明書の発行依頼の通知書

    退職証明書の発行依頼に関するよくある質問

    Q1.退職証明書には使用期間の記載はされるのでしょうか。

    基本的には、退職証明書は会社に書式があるケースがほとんどですので、勤務期間も載っていることが通常です。しかし、労働基準法22条第3項により「労働者の請求しない事項を記入してはならない。」とあるので、使用期間の記載を希望しないのであればその旨を伝えると記載されません。

    Q2.退職証明書の記載を詳しく教えてください。

    主に退職証明書には下記の内容が記載されます。

    ・証明年月日
    ・退職した者の氏名
    ・証明内容※2
    ・従業員が希望した記載項目
    ⑴使用期間(◯年◯月◯日~◯年◯月◯日)
    ⑵業務の種類
    ⑶その事業における地位
    ⑷離職以前の賃金
    ⑸退職の事由(自己都合、定年、契約期間満了、勧奨退職、解雇など)
    ※2)証明内容には退職証明の場合には「○○氏は○月○日付で当社を退職したことを証明します。」のような文言が記載されます。

    Q3.勤労証明書等の発行にも対応していただけますか。

    はい。退職証明書以外にも、試験の受講資格を得るための就労証明書やこれらに準ずる書類等の発行依頼も代行させていただいております。ただし、これらの書面は法的な発行義務がありませんので、内容証明郵便によって通知したからといって必ず返送されるというわけではありませんのでその点をご理解いただく必要があります。とは言っても相当な理由がない限り、断られることはほとんどありません。

    退職証明書の発行依頼するーまとめ

    最後までご覧いただきありがとうございました。こちらの記事では、退職証明書についてや会社による退職証明書の発行義務等について下記のとおり詳しく述べさせていただきました。

    1.退職証明書とは
    2.退職証明書の発行義務はあるの?
    3.退職証明書が必要なケースとは
     ⑴新しい職場
     ⑵資格の登録
    4.退職証明書を発行してもらえない場合
     ⑴退職証明書が合法的に発行されないことも

    この記事を書いた人

    事務所名称:大倉行政書士事務所
    所在地:大阪市鶴見区鶴見3丁目5番19号‐702号室
    保有資格:行政書士、宅地建物取引士

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