e内容証明を利用するには、まず日本郵便のWebゆうびんサービス／電子内容証明サービスで会員登録を行う必要があります。本記事では、内容証明郵便を専門に扱う行政書士が、e内容証明の会員登録方法、事前に準備するもの、仮登録・本登録の流れ、注意点を順番に解説します。
目次
e内容証明の会員登録とは
e内容証明は、郵便局の窓口へ行かずに、インターネット上から内容証明郵便を差し出せる日本郵便のサービスです。契約解除通知、退会通知、未払い金の請求、訪問や連絡停止の通知など、送付内容を記録として残したい場面で利用されています。
ただし、e内容証明は誰でもすぐに文書をアップロードして発送できるわけではありません。最初に会員登録を行い、ログインできる状態にしておく必要があります。
日本郵便の案内では、会員登録は「仮登録」と「本登録」の2段階で行うものとされています。仮登録後、登録したメールアドレス宛に本登録の案内メールが届き、その案内に従って本登録を完了させる流れです。
e内容証明の会員登録は、実際に内容証明郵便を送る前の準備段階です。いざ送付しようとしたときに慌てないよう、事前に登録だけ済ませておくと安心です。
会員登録前に準備するもの
e内容証明の会員登録では、メールアドレス、パスワード、氏名、住所、電話番号、会社名などの情報を入力します。また、秘密の質問と答え、決済方法も登録します。
決済方法は、クレジットカードまたは料金後納から選択します。クレジットカード決済を選ぶ場合はクレジットカード番号等、料金後納を選ぶ場合は後納顧客番号と後納顧客パスワードが必要です。
仮登録後の本登録案内メールを受け取るために必要です。
差出人情報として登録する基本情報です。
クレジットカードまたは料金後納を選択します。
内容証明郵便は、差出人の表示や文書内容が重要です。会員登録は手続上の準備にすぎず、実際に送る文書については、目的に合った内容になっているかを慎重に確認する必要があります。
e内容証明の会員登録の全体の流れ
e内容証明の会員登録は、大きく分けると次の流れで進みます。まず、トップページから新規利用登録を行い、メールアドレスとパスワードを入力して仮登録をします。その後、登録したメールアドレス宛に届く案内メールから本登録ページへ進み、住所等のお客様情報、秘密の質問、決済方法を登録します。
- トップページから新規利用登録へ進む
Webゆうびん／e内容証明のトップページから「新規利用登録」を選択します。
- メールアドレスとパスワードを入力する
ここで入力するメールアドレスとパスワードが、以後のログインに使用されます。
- 仮登録を完了する
仮登録後、登録したメールアドレスに本登録の案内メールが届きます。
- 本登録ページにアクセスする
メールに記載されたURLから本登録ページへ進みます。
- お客様情報と決済方法を登録する
氏名、住所、電話番号、秘密の質問、決済方法などを入力します。
- 登録完了メールを確認する
本登録完了後、登録内容通知メールが届きます。
仮登録の手順
ここからは、仮登録の手順を順番に確認します。仮登録では、主にメールアドレスとパスワードを登録します。この段階では、住所や決済方法までは登録しません。
手順1 トップページから「新規利用登録」をクリックする
まず、Webゆうびん／e内容証明のトップページを開きます。画面上に表示される「新規利用登録」をクリックし、利用登録の画面へ進みます。
手順2 確認事項を確認して次へ進む
次に、利用上の確認事項が表示されます。内容を確認したうえで、確認欄にチェックを入れ、「次へ進む」をクリックします。
手順3 メールアドレスとパスワードを入力する
メールアドレス、パスワード、パスワード確認用を入力します。ここで入力したメールアドレスとパスワードは、今後、Webゆうびんサービスや電子内容証明サービスにログインする際の会員IDとパスワードとして使用されます。
登録したメールアドレスに本登録の案内が届きます。普段確認できるメールアドレスを使用し、迷惑メールフォルダに入らないよう注意してください。
手順4 登録内容を確認する
入力したメールアドレスとパスワードに誤りがないか確認します。問題がなければ「次へ進む」をクリックします。
手順5 仮登録完了画面を確認する
仮登録完了画面が表示されれば、仮登録は完了です。登録したメールアドレス宛に、本登録の案内メールが届きます。
仮登録の有効期間は3時間です。3時間以内に案内メールを確認し、本登録操作を行う必要があります。3時間を過ぎると本登録操作ができなくなるため、再度仮登録からやり直す必要があります。
本登録の手順
仮登録が完了したら、登録したメールアドレスに届いた本登録案内メールを確認します。本登録では、氏名、住所、電話番号、会社名などのお客様情報、秘密の質問と答え、決済方法を登録します。
手順6 本登録案内メールのURLをクリックする
本登録の案内メールに記載されているURLをクリックし、本登録ページを表示します。画面が開かない場合は、メールに記載されたURLをコピーして、ブラウザのアドレス欄に貼り付けます。
手順7 パスワードを入力してログインする
本登録ページが表示されたら、仮登録時に設定したパスワードを入力し、「ログイン」をクリックします。仮登録から3時間以上経過している場合はログインできないため、再度仮登録を行う必要があります。
手順8 氏名・住所・電話番号などを入力する
次に、お客様情報を入力します。氏名、ふりがな、郵便番号、住所、電話番号、会社名、部署名、肩書・役職など、画面に表示される項目に沿って入力します。
郵便番号から住所を検索したり、住所から郵便番号を検索したりして自動入力することもできます。秘密の質問の答えは、パスワードを忘れた際に必要になるため、忘れにくい内容を選択することが重要です。また、半角カナは入力できないため、カナは全角で入力します。
住所や氏名は、内容証明郵便の差出人情報にも関わる重要な情報です。誤字や番地抜けがないよう、入力後に必ず確認してください。
手順9 入力内容を確認する
お客様情報の入力が終わったら、確認画面で内容を確認します。氏名、住所、電話番号、秘密の質問、利用サービスなどに誤りがないか確認し、問題がなければ「次へ進む」をクリックします。
決済方法の登録
本登録では、決済方法を選択します。e内容証明では、クレジットカード決済または料金後納を選ぶことになります。個人で利用する場合は、クレジットカード決済を選択するケースが多いと考えられます。
手順10 決済方法を選択する
決済方法選択画面で、クレジットカードで支払う場合は「クレジット決済」を、料金後納で支払う場合は「料金後納」をクリックします。料金後納で利用する場合は、事前に取扱郵便局の承認を受けるほか、新東京郵便局への他局差出承認を受ける必要があると案内されています。
手順11 クレジットカード情報を入力する
クレジットカード決済を選択した場合は、カード番号、有効期限、画像認証で表示された文字を入力し、「次へ」をクリックします。途中で「キャンセル」をクリックすると会員登録がキャンセルされ、本登録の最初からやり直しになるため注意が必要です。
手順12 クレジットカード登録内容を確認する
カード情報を入力したら、登録内容を確認します。カード番号や有効期限に誤りがないか確認し、問題がなければ「次へ」をクリックします。
料金後納を選択する場合
料金後納を選択する場合は、後納顧客番号と後納顧客パスワードを入力し、「次へ進む」をクリックします。この後納顧客パスワードは、電子内容証明ホームページへのログイン時に使用するパスワードとは異なります。
本登録完了後に確認すること
すべての登録が完了すると、本登録完了画面が表示されます。その後、登録内容通知メールが届きますので、メールが届いているか確認してください。
本登録完了後の通知メールには、Webゆうびんサービス／電子内容証明サービスを利用するための案内が記載されています。このメールは、登録が完了したことを確認する意味でも重要です。
e内容証明の会員登録で注意すべきポイント
e内容証明の会員登録自体は、画面の案内に従って進めれば難しいものではありません。もっとも、仮登録の有効時間、入力情報の正確性、決済方法の選択など、いくつか注意すべき点があります。
1 仮登録後は3時間以内に本登録を行う
仮登録後の本登録案内メールには有効期限があります。仮登録から3時間以上経過すると本登録操作ができなくなります。その場合は、再度仮登録からやり直す必要があります。
2 ログイン用パスワードを忘れないようにする
仮登録時に設定したパスワードは、その後のログインに使用します。e内容証明を利用するたびに必要になるため、安全な方法で管理しておきましょう。
3 半角カナを使わない
登録画面では、半角カナが入力不可とされています。氏名のふりがななどを入力する場合は、全角カナで入力してください。
4 住所は正確に入力する
内容証明郵便では、差出人や受取人の住所表示が重要です。会員登録時の住所入力に誤りがあると、後の手続で修正が必要になる場合があります。番地、建物名、部屋番号まで正確に入力しましょう。
5 決済方法を事前に決めておく
クレジットカード決済で利用するのか、料金後納で利用するのかを事前に決めておくと、登録がスムーズです。料金後納は事前承認が必要になるため、すぐに利用したい場合にはクレジットカード決済の方が進めやすい場合があります。
6 登録できても文書作成には別の注意が必要
会員登録が完了しても、e内容証明で送付する文書には、文字数、書式、ページ設定、差出人・受取人の表示などのルールがあります。登録だけで安心せず、送付前には文書内容と形式を十分に確認する必要があります。
内容証明郵便は、送った内容が記録に残る郵便です。感情的な表現、断定しすぎる表現、法的に不正確な表現を入れてしまうと、かえってトラブルが大きくなることがあります。
行政書士に相談した方がよいケース
e内容証明の会員登録はご自身でも可能です。しかし、実際に送る内容証明郵便の文案については、慎重な検討が必要です。
たとえば、宗教団体への退会通知、契約解除通知、未払い金の請求、相手方への連絡停止通知、近隣トラブルに関する通知、いじめ問題に関する学校宛要望書などは、文章の表現ひとつで受け取られ方が変わります。
行政書士は、権利義務または事実証明に関する書類の作成を業務として行う専門職です。交渉代理や紛争性のある代理対応はできませんが、本人の意思を整理し、通知書や内容証明郵便の文案を作成するサポートが可能です。
退会意思と連絡停止希望を明確に残したい場合。
契約解除の意思表示を記録に残したい場合。
相手方や学校に対し、冷静な文面で対応を求めたい場合。
よくある質問
e内容証明の会員登録だけ先に済ませてもよいですか？
はい。実際に内容証明郵便を送る前に、会員登録だけ先に済ませておくことは可能です。ただし、送付する文書の内容や形式は別途確認が必要です。
仮登録メールが届かない場合はどうすればよいですか？
迷惑メールフォルダを確認し、入力したメールアドレスに誤りがないか確認してください。3時間を過ぎると本登録ができなくなるため、届かない場合は再度仮登録を行う必要があります。
クレジットカードがないと登録できませんか？
決済方法として料金後納も用意されています。ただし、料金後納を利用するには事前承認等が必要になるため、個人で急いで利用する場合はクレジットカード決済の方が進めやすい場合があります。
会員登録後すぐに内容証明郵便を送れますか？
会員登録が完了すれば、サービス利用の準備は整います。ただし、送付する文書がe内容証明の書式や文字数等のルールを満たしているか確認する必要があります。
行政書士に依頼すると何をしてもらえますか？
通知書や内容証明郵便の文案作成、記載内容の整理、送付方法の確認などを依頼できます。ただし、相手方との交渉や代理対応は弁護士業務に該当する場合があるため、行政書士が行うことはできません。
まとめ
e内容証明の会員登録は、仮登録と本登録の2段階で行います。仮登録ではメールアドレスとパスワードを登録し、本登録では氏名、住所、電話番号、秘密の質問、決済方法などを入力します。
特に注意すべき点は、仮登録後3時間以内に本登録を完了すること、登録情報を正確に入力すること、決済方法を事前に決めておくことです。
e内容証明は便利なサービスですが、最も重要なのは「どのような文書を送るか」です。内容証明郵便を送る目的、相手方との関係、今後の対応方針を踏まえ、文面は慎重に作成しましょう。
e内容証明・内容証明郵便の文案作成でお困りの方へ
契約解除通知、退会通知、連絡停止通知、警告書、要望書など、内容証明郵便の文案作成について行政書士がサポートします。
※行政書士は相手方との交渉代理や紛争性のある代理対応はできません。ご相談内容により、弁護士等の専門家をご案内する場合があります。
