内容証明郵便を作成する際に注意すべきなのが、文字数・行数のルールです。
特に、郵便局の窓口へ持ち込む通常の内容証明と、インターネットで差し出す電子内容証明では、
1枚に記載できる文字数の目安が異なります。
内容証明の文字数制限とは
内容証明郵便とは、「いつ、誰が、誰に対して、どのような内容の文書を送ったか」を郵便局が証明してくれる制度です。
そのため、通常の手紙とは異なり、文書の形式や文字数について一定のルールがあります。
もっとも、内容証明の文字数制限は、主に郵便局が保管・証明するための「謄本」に関するルールです。
実務上は、このルールに合わせて本文を作成する必要があります。
郵便局持ち込みの内容証明の文字数
郵便局の窓口へ持ち込む通常の内容証明では、縦書き・横書きによって、1行あたりの文字数と1枚あたりの行数が決められています。
通常の内容証明の主な文字数ルール
1行20字以内、1枚26行以内
1行20字以内、1枚26行以内
1行26字以内、1枚20行以内
一般的には、横書きで「1行20字以内・1枚26行以内」または「1行26字以内・1枚20行以内」の形式がよく使われます。
いずれの場合も、1枚あたりの文字数は最大520字程度です。
句読点や記号も文字数に含まれる
内容証明では、句読点、括弧、記号なども文字数として数える必要があります。
たとえば、「、」「。」「（」「）」なども、原則として文字数に含めて考えます。
そのため、Wordなどで単純に文字数を数えるだけでは、郵便局の確認時に形式不備となる可能性があります。
特に、記号や英字、丸数字、特殊文字を多用する場合には注意が必要です。
電子内容証明の文字数
電子内容証明は、インターネット上で内容証明郵便を差し出す方法です。
郵便局の窓口へ行かずに手続きできるため、事務所や自宅から内容証明を発送できる点が特徴です。
電子内容証明の場合、郵便局持ち込みの内容証明とは異なり、1枚あたりの文字数の目安が大きくなります。
日本郵便では、Microsoft Wordの標準設定時に、1枚あたり1,584文字を目安としています。
電子内容証明が向いているケース
- 本文が長くなる場合
- 複数の事実経過を整理して記載したい場合
- 請求内容や通知内容を詳しく書きたい場合
- 郵便局の窓口に行く時間がない場合
- 複数通の内容証明を効率よく送付したい場合
たとえば、慰謝料請求、契約解除通知、騒音トラブル、宗教脱会通知、退職通知などでは、
事実関係や要望を丁寧に記載する必要があるため、電子内容証明の方が作成しやすい場合があります。
文字数を考えるときの注意点
1. 長文にしすぎない
内容証明は、相手に強い意思表示を伝えるための文書です。
そのため、感情的な表現や不要な経緯を長く書きすぎると、かえって要点がぼやけてしまいます。
文字数に余裕がある電子内容証明であっても、事実、請求内容、期限、今後の対応を中心に整理することが重要です。
2. 法的主張と事実を分ける
内容証明では、「何が起きたのか」という事実と、「何を求めるのか」という請求を分けて記載すると、読みやすくなります。
文字数を節約するためにも、時系列や請求内容を整理してから作成することをおすすめします。
3. 窓口持ち込みでは形式確認に時間がかかる
郵便局の窓口へ持ち込む場合、文字数や行数の確認が行われます。
形式に不備があると、その場で修正が必要になることもあります。
特に、急いで内容証明を送りたい場合には、事前に文字数・行数の設定を確認しておくことが大切です。
通常の内容証明と電子内容証明はどちらを選ぶべきか
内容証明郵便には、大きく分けて「郵便局へ持ち込む通常の内容証明」と「インターネットから差し出す電子内容証明（e内容証明）」の2種類があります。
どちらも法的な効力に違いはありませんが、作成方法や文字数、利用のしやすさなどに違いがあります。
そのため、どちらを選ぶべきかは、通知内容の長さや緊急性、利用者の環境によって判断するとよいでしょう。
通常の内容証明が向いているケース
- 比較的短い通知文で済む場合
- パソコン操作が苦手な場合
- 紙の文書を直接確認しながら発送したい場合
- 昔からの方法で手続きをしたい場合
通常の内容証明は、作成した書面を郵便局へ持参して差し出す方法です。
手続き自体はシンプルですが、文字数や行数のルールに従って作成する必要があります。
また、郵便局の営業時間内に窓口へ行かなければならないため、
平日に時間を確保しにくい方にとっては負担となる場合があります。
電子内容証明が向いているケース
- 事実経過が長くなる場合
- 慰謝料請求や損害賠償請求など説明事項が多い場合
- 郵便局へ行く時間がない場合
- 自宅や事務所から発送したい場合
- 複数通の内容証明を作成する場合
電子内容証明は、インターネット上で手続きが完結するため、
郵便局へ出向く必要がありません。
また、通常の内容証明よりも1枚あたりに記載できる文字数が大幅に多いため、
詳細な事実関係を記載しやすいというメリットがあります。
たとえば、離婚問題、慰謝料請求、騒音トラブル、いじめ問題、
宗教脱会通知などでは、経緯や要望を丁寧に整理して記載する必要があります。
このようなケースでは、電子内容証明の方が文書を作成しやすいことが少なくありません。
迷った場合は電子内容証明がおすすめ
現在では、郵便局へ行く必要がなく、文字数にも余裕があることから、
特別な事情がない限り電子内容証明を選択する方が便利な場合が多いといえます。
特に、内容証明を初めて利用する方の場合、
行数や文字数の制限を細かく気にする必要が少ない電子内容証明の方が、
作成時の負担を軽減できるでしょう。
通常の内容証明でも十分対応可能
電子内容証明がおすすめ
電子内容証明が有利
内容証明は送ること自体が目的ではなく、相手方へ法的意思表示を明確に伝えることが目的です。
そのため、文字数や形式だけでなく、記載内容についても十分に検討することが重要です。
よくある質問
内容証明は何文字まで書けますか？
郵便局持ち込みの場合は、1枚あたり520字程度が目安です。電子内容証明の場合は、1枚あたり1,584字が目安とされています。
内容証明は長い文章でも送れますか？
送ること自体は可能ですが、長文になる場合は電子内容証明の方が作成しやすいです。ただし、内容証明は要点を明確にすることが重要です。
句読点も文字数に含まれますか？
はい。句読点や記号も文字数として扱われます。窓口持ち込みの場合は、文字数・行数の形式に注意が必要です。
電子内容証明の方が便利ですか？
本文が長くなる場合や、郵便局へ行く時間がない場合には便利です。一方で、Word形式や利用環境などの確認が必要です。
文字数を超えたらどうなりますか？
郵便局持ち込みの場合、形式に合わない文書は受け付けてもらえない可能性があります。事前に行数・文字数を調整しておく必要があります。
内容証明の作成でお困りの方へ
内容証明は、文字数のルールだけでなく、記載内容や表現方法も重要です。
請求、解除、退職、宗教脱会、近隣トラブルなど、目的に応じた文書作成をご希望の方は、お気軽にご相談ください。
※具体的な対応可否・費用は、事案の内容により異なります。
